Zásady ochrany osobních údajů a soukromí služby Entreo

1. Provozovatel služby

Provozovatelem služby Entreo je:

Dále jen „AKIP“ nebo „my“.

2. O službě Entreo

Entreo je služba určená zejména zaměstnavatelům pro evidenci pracovní doby a související zaměstnanecké agendy.

Služba umožňuje podle konfigurace konkrétního zákazníka zejména:

• evidenci příchodů, odchodů a přestávek,
• evidenci pracovní doby,
• plánování a evidenci směn,
• evidenci dovolených a dalších absencí,
• podávání a schvalování žádostí o uvolnění,
• evidenci pracovních výkazů,
• objednávání stravování,
• správu zaměstnanců,
• vytváření přehledů a podkladů pro další zpracování,
• další související zaměstnanecké a provozní funkce.

Entreo může zahrnovat webovou aplikaci, mobilní aplikaci, docházkové terminály a související cloudové a integrační služby.

Konkrétní rozsah používaných funkcí určuje zákazník – zpravidla zaměstnavatel uživatele.

3. Kdo je správcem osobních údajů

3.1 Údaje zpracovávané pro zaměstnavatele

U osobních údajů zaměstnanců a dalších uživatelů, které jsou prostřednictvím Entrea zpracovávány pro účely jejich zaměstnavatele, je zpravidla správcem osobních údajů příslušný zaměstnavatel.

Zaměstnavatel určuje zejména účely zpracování, rozsah používaných funkcí, osoby s přístupem k údajům a pravidla jejich uchovávání v mezích platných právních předpisů.

AKIP v těchto případech vystupuje zpravidla jako zpracovatel osobních údajů a údaje zpracovává jménem zaměstnavatele, na základě jeho pokynů a smluvního vztahu.

Informace o konkrétních účelech zpracování, právních základech a době uchování zaměstnaneckých údajů poskytuje zaměstnancům především jejich zaměstnavatel jako správce osobních údajů.

3.2 Údaje zpracovávané společností AKIP pro vlastní účely

U některých údajů může AKIP vystupovat jako samostatný správce osobních údajů.

Jedná se zejména o údaje zpracovávané v nezbytném rozsahu pro:

• zajištění bezpečnosti služby,
• ochranu systémů a infrastruktury,
• prevenci a řešení zneužití služby,
• diagnostiku technických problémů,
• řešení bezpečnostních incidentů,
• plnění právních povinností AKIP,
• ochranu právních nároků,
• komunikaci se zákazníky a uživateli služby.

Rozsah takového zpracování omezujeme na údaje nezbytné pro příslušný účel.

4. Uživatelské účty

Uživatelské účty zaměstnanců a vedoucích pracovníků vytváří a spravuje jejich zaměstnavatel.

Uživatel si účet v mobilní aplikaci Entreo sám nevytváří.

Pro přihlášení do služby může být používána zejména e-mailová adresa a heslo.

Zaměstnavatel může uživatelský účet deaktivovat například při ukončení pracovního poměru nebo v případě, kdy již uživatel nemá mít ke službě přístup.

Deaktivace účtu neznamená automaticky odstranění všech údajů vztahujících se k uživateli. Některé údaje může zaměstnavatel potřebovat dále uchovávat zejména pro splnění svých právních povinností nebo ochranu právních nároků.

5. Jaké osobní údaje mohou být zpracovávány

Konkrétní rozsah zpracovávaných údajů závisí na funkcích Entrea používaných příslušným zaměstnavatelem.

5.1 Identifikační a kontaktní údaje

• jméno a příjmení,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• osobní číslo zaměstnance,
• profilová fotografie.

Profilovou fotografii může do služby vložit zaměstnanec nebo zaměstnavatel.

5.2 Údaje související se zaměstnáním

• zaměstnavatel,
• pracovní pozice,
• oddělení,
• středisko,
• organizační zařazení,
• informace související s plánováním práce a směn.

5.3 Údaje o pracovní době a docházce

• příchody a odchody,
• začátky a konce pracovní doby,
• přestávky,
• odpracovaná doba,
• pracovní výkazy,
• směny,
• historie docházky a jejích úprav,
• GPS souřadnice zařízení zaznamenané při příchodu a odchodu prostřednictvím mobilní aplikace.

5.4 Dovolené, absence a uvolnění

• dovolené,
• jiné druhy absence,
• žádosti o uvolnění,
• informace o schválení nebo zamítnutí žádosti,
• poznámky a důvody uvedené uživatelem nebo zaměstnavatelem.

Volná textová pole nejsou určena k zadávání podrobných informací o zdravotním stavu, diagnóz ani jiných zvláštních kategorií osobních údajů, pokud jejich zpracování není pro daný účel nezbytné a zaměstnavatel pro něj nemá odpovídající právní důvod.

Uživatelé by do těchto polí neměli zadávat citlivé informace nad rámec toho, co je pro daný účel skutečně nutné.

5.5 Další údaje

Podle používaných funkcí mohou být zpracovávány také další údaje související například s:

• objednávkami stravování,
• plánováním směn,
• schvalovacími procesy,
• pracovními výkazy,
• dalšími funkcemi aktivovanými zaměstnavatelem.

6. Lokalizační údaje v mobilní aplikaci

Mobilní aplikace Entreo při evidenci příchodu nebo odchodu zaměstnance zpracovává aktuální polohu mobilního zařízení.

Při každém zápisu příchodu nebo odchodu prostřednictvím mobilní aplikace aplikace po získání příslušného systémového oprávnění zjistí aktuální GPS polohu zařízení. Zjištěné GPS souřadnice jsou uloženy společně s příslušným záznamem docházky.

Lokalizační údaje jsou součástí docházkového záznamu a jsou zpřístupněny zaměstnavateli. Slouží zejména k zaznamenání místa, ze kterého byl příslušný docházkový záznam vytvořen, a k souvisejícím účelům evidence a kontroly docházky.

Poloha je získávána pouze v souvislosti s konkrétním úkonem uživatele při zápisu příchodu nebo odchodu.

Mobilní aplikace Entreo nepoužívá průběžné sledování polohy uživatele a nezískává jeho polohu na pozadí.

O účelu zpracování lokalizačních údajů zaměstnanců, právním základu jejich zpracování a době jejich uchování rozhoduje zaměstnavatel jako správce osobních údajů.

Udělení systémového oprávnění mobilní aplikaci k přístupu k poloze představuje technické povolení přístupu k funkci mobilního zařízení. Samo o sobě nepředstavuje souhlas se zpracováním osobních údajů ve smyslu GDPR.

Za posouzení nezbytnosti a přiměřenosti zpracování lokalizačních údajů zaměstnanců a za existenci odpovídajícího právního základu odpovídá zaměstnavatel jako správce těchto údajů.

Pokud uživatel mobilní aplikaci oprávnění k poloze neudělí nebo jej odebere, nebude možné prostřednictvím mobilní aplikace řádně provést docházkový záznam vyžadující zaznamenání polohy.

7. Push notifikace

Mobilní aplikace Entreo může zasílat push notifikace související například se směnami, žádostmi, jejich schvalováním nebo dalšími událostmi v Entreu.

Pro technické doručování push notifikací využíváme službu Firebase Cloud Messaging poskytovanou společností Google.

Za tímto účelem mohou být zpracovávány technické údaje nezbytné pro doručení oznámení, zejména push token zařízení a související technické informace.

Firebase Cloud Messaging nepoužíváme v rámci Entrea pro reklamní účely ani prostřednictvím něj neprovádíme uživatelskou analytiku.

Uživatel může zasílání push notifikací povolit nebo zakázat prostřednictvím nastavení svého mobilního zařízení.

8. Technické a provozní údaje

Při používání Entrea mohou být automaticky vytvářeny technické a provozní záznamy nezbytné pro bezpečný a spolehlivý provoz služby.

Mohou zahrnovat zejména:

• IP adresu,
• datum a čas požadavku,
• technické informace o požadavku,
• informace o verzi aplikace,
• informace o zařízení a operačním systému v rozsahu potřebném pro provoz služby,
• chybové a diagnostické údaje,
• serverové logy.

Tyto údaje mohou být používány zejména pro:

• zajištění funkčnosti služby,
• zabezpečení systémů,
• detekci a prevenci zneužití,
• diagnostiku technických problémů,
• řešení bezpečnostních a provozních incidentů,
• ochranu právních nároků.

9. Fotoaparát a biometrické údaje v mobilní aplikaci

Mobilní aplikace Entreo nevyužívá fotoaparát zařízení ani nezpracovává biometrické údaje za účelem identifikace uživatele nebo evidence jeho docházky.

Profilovou fotografii lze do služby vložit bez využití fotoaparátu mobilní aplikace.

10. Za jakými účely mohou být údaje prostřednictvím Entrea zpracovávány

V závislosti na konfiguraci zaměstnavatele může Entreo sloužit zejména pro:

• evidenci pracovní doby a docházky,
• evidenci příchodů, odchodů a přestávek,
• plánování a správu směn,
• evidenci dovolených a dalších absencí,
• podávání a schvalování žádostí,
• evidenci pracovních výkazů,
• objednávání stravování,
• poskytování upozornění a notifikací,
• správu uživatelských účtů,
• vytváření přehledů a podkladů pro další zpracování.

Konkrétní účely a právní základy zpracování zaměstnaneckých údajů určuje zaměstnavatel jako správce osobních údajů.

AKIP může vedle toho zpracovávat nezbytné údaje pro vlastní účely uvedené v článku 3.2 těchto zásad.

11. Poskytovatelé technických služeb a další zpracovatelé

Pro provoz Entrea využíváme vybrané poskytovatele technických služeb.

Může se jednat zejména o poskytovatele:

• serverové a cloudové infrastruktury,
• datových center,
• zálohovacích služeb,
• síťových a bezpečnostních služeb,
• služeb nezbytných pro doručování push notifikací.

Primární serverová infrastruktura Entrea používaná pro ukládání zákaznických dat je provozována na území Evropské unie.

Pro doručování push notifikací mobilní aplikace používáme Firebase Cloud Messaging společnosti Google.

Pokud AKIP zpracovává osobní údaje jménem zaměstnavatele a pro jejich zpracování využívá dalšího poskytovatele, je tento poskytovatel zapojen v souladu s požadavky na další zpracovatele a příslušným smluvním nastavením.

Pokud při použití některé technické služby dochází k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, je takové předávání prováděno pouze při splnění podmínek stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů a při použití odpovídajícího právního mechanismu.

12. Uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro účel, pro který jsou zpracovávány, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy.

U osobních údajů zpracovávaných jménem zaměstnavatele se doba uchovávání řídí zejména pokyny zaměstnavatele, jeho právními povinnostmi a smluvním nastavením služby Entreo.

Technické, provozní a bezpečnostní záznamy jsou uchovávány po dobu přiměřenou jejich účelu.

12.1 Zálohy

Za účelem zajištění dostupnosti, integrity a obnovitelnosti služby vytváříme zálohy dat.

Zálohy mohou být uchovávány po dobu až 90 dnů.

Pokud jsou údaje odstraněny z aktivního systému, mohou po omezenou dobu zůstat součástí existujících záloh až do jejich automatického přepsání nebo odstranění v rámci zálohovacího cyklu.

Zálohy jsou určeny především k obnově systému v případě technické poruchy, ztráty dat nebo bezpečnostního incidentu a nejsou běžně používány k provoznímu zpracování jednotlivých údajů.

13. Zabezpečení

Pro ochranu osobních údajů používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů a souvisejícím rizikům.

Jejich cílem je zejména chránit údaje před:

• neoprávněným přístupem,
• neoprávněnou změnou,
• ztrátou,
• zničením,
• neoprávněným zveřejněním nebo jiným zneužitím.

Přístup uživatelů k údajům je řízen podle jejich oprávnění a nastavení konkrétního zaměstnavatele.

Bezpečnostní opatření průběžně vyhodnocujeme s ohledem na charakter služby, používané technologie a související rizika.

14. Práva fyzických osob

V závislosti na konkrétním zpracování a splnění zákonných podmínek mohou mít fyzické osoby zejména právo:

• získat informace o zpracování svých osobních údajů,
• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování,
• získat osobní údaje v přenositelném formátu, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• odvolat souhlas, pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Pokud se žádost týká zaměstnaneckých údajů zpracovávaných prostřednictvím Entrea jménem zaměstnavatele, měl by se uživatel obrátit primárně na svého zaměstnavatele jako správce osobních údajů.

Pokud AKIP obdrží žádost týkající se údajů, které zpracovává jménem zaměstnavatele, poskytne příslušnému zaměstnavateli potřebnou součinnost při jejím vyřízení, případně žádost předá příslušnému správci.

Pokud se žádost týká osobních údajů, u kterých AKIP vystupuje jako samostatný správce, lze ji uplatnit prostřednictvím e-mailu info@entreo.cz.

15. Dozorový úřad

Subjekt údajů má právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Právo obrátit se na soud nebo využít jiné prostředky právní ochrany tím není dotčeno.

16. Oprávnění mobilní aplikace

Mobilní aplikace může podle používaných funkcí požádat uživatele zejména o:

• oprávnění k poloze,
• oprávnění k zasílání oznámení.

Oprávnění k poloze je potřebné pro evidenci příchodu a odchodu prostřednictvím mobilní aplikace Entreo. Při každém takovém záznamu je aktuální poloha zařízení zaznamenána a uložena společně s docházkovým záznamem.

Pokud uživatel oprávnění k poloze neudělí nebo jej odebere, nebude možné příslušný docházkový záznam prostřednictvím mobilní aplikace řádně provést.

Uživatel může systémová oprávnění aplikace kdykoliv změnit nebo odebrat v nastavení svého mobilního zařízení. Odebrání oprávnění může způsobit, že některé funkce aplikace nebudou dostupné nebo nebudou fungovat správně.

17. Deaktivace uživatelského účtu a výmaz údajů

Uživatelský účet zaměstnance v Entreu vytváří a spravuje zaměstnavatel.

Uživatel si účet prostřednictvím mobilní aplikace sám nevytváří a mobilní aplikace proto neposkytuje samoobslužnou funkci pro odstranění zaměstnaneckého účtu.

Zaměstnavatel může účet deaktivovat například při ukončení pracovního poměru nebo ukončení oprávnění zaměstnance používat Entreo.

Deaktivace účtu sama o sobě neznamená automatický výmaz všech souvisejících údajů.

Pokud uživatel požaduje výmaz osobních údajů, u kterých je správcem jeho zaměstnavatel, měl by žádost uplatnit u svého zaměstnavatele.

Právo na výmaz není absolutní. Některé údaje mohou být nadále uchovávány, pokud pro jejich další zpracování nebo uchování existuje zákonný důvod.

Po odstranění údajů z aktivních systémů mohou být jejich kopie po omezenou dobu obsaženy v zálohách, nejdéle po dobu příslušného zálohovacího cyklu uvedeného v článku 12.

18. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména v případě změny funkcí Entrea, používaných technologií, způsobů zpracování osobních údajů nebo právních požadavků.

Aktuální verze zásad bude zveřejněna na webových stránkách služby Entreo.

Datum poslední aktualizace je uvedeno v úvodu dokumentu.

19. Kontakt

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo těchto zásad nás můžete kontaktovat: